Seguimiento de actividades mediante publicaciones automáticas

Muchas veces encontramos en las escalas de tiempo (o timeline) de los diferentes registros un montón de publicaciones automáticas que o no nos sirven para nada o nos salvan la vida para conocer que ha pasado con ese registro, dejando una traza de gran valor.

Existen diversas publicaciones ya configuradas de sistema. Para poder activar y desactivar las reglas de estas publicaciones podemos ir a configurar su comportamiento en la Configuración avanzada (por suerte todavía lo encontraréis en la interfaz web legacy, porque en la nueva no se encuentra nada).

Dentro del menú encontraremos las entradas de Configuración de Fuentes de actividades y Reglas de Fuentes de actividades.

Configuración de Fuentes de actividades

En este componente se muestra todas las actividades que están configuradas para tener fuentes de actividades. Estas entidades pueden estar activas o inactivas y recibirán o no las publicaciones automáticas que se generen.

Para activar o desactivar una entidad es tan fácil como seleccionarla y se mostrarán en la barra de botones los botones Activar y Desactivar.

Reglas de Fuentes de actividades

En las reglas de fuentes de actividades nos mostrará todas las reglas configuradas de sistema para las publicaciones automáticas.  Las reglas están agrupadas según la entidad en la que actúan y a su vez pueden estar activas o inactivas, pudiéndose elegir que en una entidad solamente se lancen ciertas reglas.

Si pulsamos sobre una entidad nos llevará a la definición de reglas que tenga esa entidad, viéndolas todas conjuntas.

La verdad es que poca configuración se puede realizar sobre estas Fuentes de actividades de sistema, como mucho activar o desactivarlas, pero ¿qué pasa si queremos crear una publicación que no exista o para una entidad personalizada?

Fácil solución, creamos un workflow y en un paso creamos un registro de la entidad Publicación, donde detallaremos el mensaje y tipo de publicación que realizamos.

Publicación personalizada

En el sistema ya existen publicaciones pre-configuradas en las reglas de fuentes de actividades que se envían registros de entidades de sistema a una cola, pero no cubren todas las necesidades que podamos tener.

En este ejemplo vamos a crear una nueva publicación automática para un caso que nos informará cuando un registro se ha quitado de la cola en la que se encuentra.

Para realizar una publicación personalizada tenemos que realizar un workflow que cree un nuevo registro de la entidad Publicación, así que vamos a crear un nuevo flujo de trabajo asíncrono vacío de la entidad Elemento de cola que nos controlará los cambios en los elementos de cola de los registros de la entidad personalizada.

Nuestro flujo de trabajo debe quedar más o menos así, dependiendo de la lógica que se quiera aplicar para los casos particulares de cada uno.

El proceso se realiza sobre la entidad Elemento de cola y la condición de ejecución del proceso cuando se elimina el elemento de cola, ya que cuando hacemos la acción de quitar un elemento de cola lo que sucede es que el sistema elimina el registro.

En el cuerpo del proceso incluimos la comprobación para determinar si el objeto que contiene el elemento de cola es de tipo caso y en caso positivo actuamos creando un registro de la entidad Publicación.

• Incluimos el texto que queremos que se muestre (campo Text) 
• Indicamos el origen de la publicación (será una publicación automática, pero podíamos haber creado una publicación manual o un mensaje de ActionHub)
• Añadimos el campo Referente a al que hace referencia la publicación (el registro al que va a hacer referencia en este ejemplo es el caso que contiene el elemento de cola)
• Finalmente indicamos el tipo de publicación que se mostrará (elegimos una publicación de tipo Estado, esto determinará el icono que se muestre en la publicación y su comportamiento)

Una vez creado activamos el proceso y elegimos un caso que se encuentre en una cola. Al pulsar el botón Quitar de la barra de botones se producirá la magia.

Acudimos al caso y podremos ver en nuestra escala de tiempo el mensaje creado junto a los mensajes pre-configurados de sistema que tenemos activados.

Ahora ya podéis crear las publicaciones automáticas que necesitéis para dejar las trazas de movimientos en la escala de tiempo.